In Deutschland gibt es zahlreiche Design Events zu verschiedenen Themen und Bereichen. Jedes Design Event hat ein spezielles Motto. Meistens werden auf diesen Messen neue Kunstgegenstände, Schmuck oder andere Produkte mit innovativen Designs vorgestellt. Auf den Messen finden Sie Kunst- und Design-Interessierte und Vertreter aus verschiedenen Bereichen der Politik und der Wirtschaft. Innovative Designs können auch für die Wirtschaft wichtig sein. Im Folgenden werden verschiedene Tipps für die Planung einer Design Messe näher beschrieben.
Was zeichnet ein Design Event aus?
Das Besondere an Design Events sind die neuesten Trends und zukünftigen Designs für Produkte, Kunst oder Schmuck. Viele der neuen Trends sind für die Produktion besonders wichtig. Auf Design Events finden Sie neue Kleidungsstücke, den angesagtesten Style, innovative Designs für Möbel oder zukünftige Trends im Bereich Beleuchtung. Auf der Fachmesse können Designer neue Kontakte knüpfen und sich über die neuesten Trends informieren.
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Tipps für Design Events
Bei der Planung eines Design Events gibt es verschiedene Punkte, die Aussteller beachten müssen. In den folgenden Abschnitten werden verschiedene Tipps erläutert.
Location
Einer der wichtigsten Punkte ist die passende Location für das Event. Sie müssen die passende Eventlocation Hannover, Berlin oder Hamburg finden. Auf verschiedenen Plattformen können Sie sich über unterschiedliche Aussteller informieren. Passende Locations finden Sie in Restaurants oder Hotels. Hier wird Ihnen auch gleich ein Catering angeboten. Für ein Design Event bieten sich auch ausgefallene Locations an. Eine geeignete Location kann sich auf den Erfolg eines Design Events auswirken.
Zeitplan
Veranstalter von Design Events müssen sich auch Gedanken um den Zeitplan und die Koordination machen. Die Aufgaben und Tätigkeiten müssen verteilt werden. In einem Plan werden die wichtigsten Informationen dokumentiert. Zeitmanagement ist das A und O für den Erfolg eines Events. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Erstellung des Zeitplans. So werden Sie auch geeignete Locations finden und können sich um Referenten und andere Redner kümmern. Das passende Catering und kleine Show-Acts können auch mit in den Zeitplan integriert werden.
Für die Planung können Sie sich auch an einen externen Dienstleister wenden. An manchen Locations müssen Sie sich noch um die Verpflegung (Catering), die Lichttechnik und einen Shuttle-Service kümmern. Für das beste Angebot sollten Sie sich verschiedene Angebote einholen. Es ist wichtig, dass die angebotenen Leistungen zu Ihren Bedürfnissen und Anforderungen passen. Event-Experten können Ihnen behilflich sein, einen geeigneten Anbieter oder Partner zu finden.
3 Vorträge
Auf einem Design Event finden Sie verschiedene Stände, auf denen die neuesten Designs und Produkte vorgestellt neben. Neben den Ständen müssen Sie sich auch um das Rahmenprogramm und passende Vorträge kümmern. Interessierte Gäste können sich dann über die neuesten Entwicklungen und Trends in der Branche informieren.
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Marketing und Branding
Neben der Location müssen Sie sich auch um das richtige Marketing und Branding für das Event kümmern. Marketing ist für große Events und für eine kleine, private Ausstellung besonders wichtig. Erstellen Sie eine Liste mit exklusiven Gästen, die Sie unbedingt für das Event einladen möchten. Im digitalen Zeitalter können Sie Social Media nutzen, um für Ihr Event zu werben. Es ist wichtig, dass die Marketingmaßnahmen zu Ihrem Event passen. Neben den Online-Marketingmaßnahmen können Sie auch Flyer erstellen und diese an Ihre Gäste versenden. Für das Event können Sie auch überlegen, kleine Präsente an die Gäste zu verteilen. Die Präsente und Giveaways sollten etwas Besonderes sein.
Mit dem passenden Branding geben Sie dem Event ein Gesicht. So können Sie dem Design Event eine individuelle und ausgefallene Bote geben. Die Gäste müssen mit den innovativen Produktdesigns oder Designideen in Kontakt kommen. So können Sie sich von anderen Design Events abheben. Durch die Interaktion mit den Gästen wird das gesamte Event lebendiger. Klassische Präsentationen und Produktvorstellungen auf einer Design Ausstellung sind zwar wichtig, können für die Gäste auf Dauer jedoch langweilig werden.
Sitzordnung (Seating) bei den Präsentationen planen
Die Sitzordnung hat Auswirkung auf das Verhalten der Gäste. Bei manchen Präsentationen möchten die Veranstalter, dass das Publikum miteinander kommuniziert und interagiert. Hier können sich Veranstalter für verschiedene Sitzordnungen entscheiden. Für eine Präsentation oder einen Vortrag können Sie sich für eine Reihenbestuhlung entscheiden.
Der Fokus liegt auf der Bühne und es finden viele Gäste vor der Bühne Platz. Für die Interaktion des Publikums können Sie sich für eine U-Form entscheiden. Die Aufmerksamkeit wird zentriert und die Gäste können sich untereinander austauschen. Auf einem Event eignet sich diese Sitzordnung für einen Workshop.
Eine weitere Möglichkeit ist die Galabestuhlung. Bei dieser Sitzordnung können sich die Gäste in kleinen Gruppen zu einem Thema äußern und diskutieren. Als Veranstalter können Sie sich auch für einen offenen Saal ohne Bestuhlung entscheiden. Die Gestaltung eines Vortrags oder einer Präsentation erfolgt individuell und Ihre Gäste können sich viel besser austauschen.
Budgetplanung
Für das Design Event müssen sich die Veranstalter auch Gedanken um die Budgetkalkulation und Budgetplanung machen. Es ist wichtig, die Finanzen regelmäßig zu kontrollieren, damit am Ende keine zu hohen Kosten entstehen. Für große Events können Sie sich auch für eine externe Projektbuchhaltung entscheiden. Hier wird der aktuelle Soll-Ist-Zustand genau dokumentiert und überwacht.
Für kleine Design Events können Sie auch nach günstigen Hilfskräften suchen. Als Bezahlung bieten Sie Ihnen kostenlose Verpflegung und eine kleine Bezahlung an. Für die Budgetplanung kann Sponsoring auch enorm wichtig sein. Bei der Suche nach Sponsoren sollten Sie immer beachten, dass die Marken oder Unternehmen auch zum Design Event passen.
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Worauf muss am Veranstaltungstag geachtet werden?
Am Veranstaltungstag selbst sollten vor Beginn das Licht, die Technik und die Einrichtung noch einmal abschließend überprüft werden. Verteilen Sie die Aufgaben an die Helfer und Mitarbeiter auf der Messe und dann kann es auch schon losgehen.
Plan B
Am Veranstaltungstag läuft selten alles nach Plan. Sie sollten daher immer einen Plan B in der Hinterhand haben. Es ist wichtig, dass Sie auf alle Pannen reagieren können. Befassen Sie sich im Vorfeld also immer mit dem Krisenmanagement.
Sicherheitskonzept erstellen
Für den reibungslosen Ablauf des Events ist ein Sicherheitskonzept besonders wichtig. Sicherheitspersonal führt Kontrollen am Eingang durch und sorgt für einen sicheren Ablauf. Das Personal sollte auch den Ablauf kennen. So können sich Gäste bei offenen Fragen immer an die Sicherheitskräfte wenden.
Gegen Schäden oder unvorhergesehene Pannen können Sie sich auch mit einer Veranstalter-Haftpflichtversicherung absichern. Das Sicherheitspersonal sollte speziell geschult sein und in einer Notsituation immer einen kühlen Kopf bewahren. Die Sicherheitskräfte werden die Besucher- und Teilnehmeranzahl immer im Auge behalten und bei Bedarf auch Taschenkontrollen durchführen.
Shuttle-Service und Parkplätze
Veranstalter sollten sich um genügend Parkplätze vor Ort oder Anbindungen an das öffentliche Verkehrsnetz kümmern. Sie können Ihren Kunden auch einen Shuttle-Service anbieten, der die Gäste vom Hotel zur Location fährt.
Nachbereitung des Design Events
Nach dem Event muss der Ablauf genau analysiert werden. Ihr Personal kann die Gäste auch um Feedback und Verbesserungsvorschläge bitten. Nutzen Sie das Feedback, um kleine Fehler beim nächsten Event zu vermeiden. Zudem können Fehler bei der Budgetplanung und -kalkulation vermieden werden.
